Ce document a pour objet essentiel d'être une RÉFÉRENCE DE BASE pour les personnes qui veulent enseigner les méthodes de conduite de projet, ou en développer l'usage.

L'ère spatiale a apporté au monde non seulement des lanceurs, des satellites et des stations spatiales, mais aussi une méthode efficace et puissante pour la gestion des programmes : la méthode de conduite de "projet", que l'on peut caractériser comme la combinaison d'une grille calendaire stricte, avec des PHASES et des ETAPES de REVUES et de quelques règles fondamentales de comportement. Cette méthode élaborée au départ pour le projet Apollo s'est développée par la suite avec beaucoup de succès dans tous les domaines d’activités spatiales puis dans les autres domaines de l'industrie. Il est important et nécessaire d'introduire cette méthode et de l'enseigner, aussi bien dans les directions de entreprises que dans la communauté éducative.

En termes de formation, la conduite de "projet" représente un défi et ses deux aspects duaux sont développés dans ce document, illustrés par des exemples réels d'application : Comment est-il possible d’enseigner et développer la méthode de "projet" au sein d'une organisation industrielle ? Comment peut-on utiliser les méthodes de projet pour aider à la conduite des programmes éducatifs ? Les exemples ont été pris dans l'histoire récente de la conduite de projets à France Telecom et dans un programme de collège réalisé en partenariat avec le CNES, avec une présentation des problèmes rencontrés et de la manière dont ils ont été résolus.

Les méthodes de conduite de projet sont puissantes et EFFICACES, mais encore nouvelles par de nombreux aspects, et par conséquent sujettes à de multiples attaques protectionnistes de la part des groupes plus traditionnels. Il est important pour les projets d'avoir de solides couvertures de protection pendant la période de leur mise en place. Il est nécessaire aussi de gérer avec soin l' évolution des carrières individuelles, en particulier pendant les périodes de passage d’un projet à l’autre.

UNE DESCRIPTION DE LA MÉTHODE est donnée où l'on divise la grille calendaire entre quatre phases essentielles, ponctuées par des revues formelles. L’importance d'une organisation modulaire est soulignée. On donne les RÈGLES DE BASE, qui concernent un petit nombre de " ne pas " dont le respect est important : ne pas anticiper, ne pas revenir en arrière. LE RÔLE DU CHEF DE PROJET est expliqué, avec une attention particulière quant au fonctionnement des équipes et à leur conduite.

La plupart du temps, dans les précédentes philosophies d'organisation, les directeurs de projets s'efforçaient d'abord de définir leur objectif avec un maximum de détails, et ensuite d'évaluer aussi précisément que possible les coûts et les ressources financières nécessaires pour faire aboutir le projet. Après cela, ils se battaient de leur mieux pour réunir ces ressources. La question première était très souvent : " avons nous l’argent pour faire ce que nous voulons ? ", et la plus grande partie des énergies était souvent consacrée à des combats pour l'acquisition du budget.

Dans la Méthode de Conduite de Projet, un but clair mais simple est donné, en laissant le soin des détails pour des développements ultérieurs dans l’organisation du projet. Ensuite, les ressources disponibles sont rapidement évaluées en termes de budget, d'environnement technique et de compétences humaines. Si le projet apparaît réalisable dans l ’enveloppe de ces ressources, on décide alors de le lancer. Le combat essentiel est ensuite le maintien du projet dans l ’enveloppe donnée. Grâce à cette approche, les risques sont limités, et le succès professionnel est pratiquement toujours garanti.

Le 24 mars 1961, le président des Etats-Unis, John Kennedy, lança l'une des plus grandes entreprises humaines lorsqu'il déclara à l'Amérique et au monde :

" Je crois que cette nation doit s'engager pour atteindre l'objectif, avant la fin de cette décennie, qu'un homme pose le pied sur la Lune "

A l'apogée de cet immense effort, ce sont environ 400 000 personnes qui ont travaillé de concert pour en assurer le succès final.

C'était une entreprise tellement énorme que, peut-être pour la première fois dans l'histoire, quelques personnes de la NASA se sont posées la question " y a-t-il une meilleure façon d'organiser une telle opération que de s'attaquer simplement au travail en espérant que ça se passe pour le mieux ".

La réponse a été la Méthode de Conduite de Projet, inventée à Peenemünde par Werner von Braun. Le succès final du projet Apollo a validé cette méthode qui consiste essentiellement en une combinaison de PHASES bien définies et de REVUES formelles selon un calendrier strict. En complément, l'application de quelques règles simples de comportement est à la fois utile et nécessaire pour garantir le succès de la méthode...

4 - Projets d'entreprise à France Telecom

- La Conduite de Projet est une succession de phases séparées par des " jalons ". Habituellement il y a 4 phases, mais ce nombre n’est pas critique, et selon la spécificité du projet, il peut y avoir 3 ou 5 ou 6 phases. Les jalons servent à vérifier que le " contrat " pour la phase qui se termine a bien été rempli, et à définir le nouveau contrat pour la phase qui commence.

- Les " règles du jeu " et les " check-list " correspondantes doivent être établies par un consensus entre tous les acteurs du projet. Elles doivent être approuvées et soutenues par l'autorité exécutive.

- Une " enveloppe " de ressources (humaines, techniques, financières, calendaires) est estimée et allouée au début du projet. La maîtrise du temps est fondamentale pour le succès de la conduite de projet. La maîtrise du projet se fait en " écrémant " les fonctionnalités quand le calendrier devient trop pressant. La maîtrise du temps est aussi la clé de la maîtrise budgétaire.

La culture de la conduite de projet n’est pas la culture ordinaire des " décideurs " ordinaires des structures hiérarchiques. Cette différence peut être perçue comme une menace et devenir la source d’une hostilité occasionnelle.

Traditionnellement, les décideurs aiment bien d'abord " connaître tous les éléments ", après quoi ils décident et donnent des ordres. Dans la Conduite de Projet, le rôle des autorités exécutives est fondamental, pour le démarrage et le soutien du projet. Toutefois, dans le domaine des décisions opérationnelles, leur rôle n'est plus de " faire " ces décisions, mais d’approuver les décisions prises par la structure de projet...

Le comité de pilotage a pour rôle de protéger les acteurs du projet, en particulier dans les phases initiales, d'agir pour impliquer les responsables hiérarchiques dans le projet et de rendre compte du développement du projet...

La conduite de projet est une façon très efficace de mener des opérations, parce qu’elle a été conçue pour réduire les risques tout en retirant un maximum d'avantages des synergies inhérentes. ..

UNE DESCRIPTION DE BASE DE LA METHODE est donnée ici, avec un calendrier découpé en grandes phases ponctuées par des revues très formelles, les revues de projet. L’importance de l’organisation modulaire est soulignée. Les règles de base comprennent un certain nombre d' " interdictions " importantes qui doivent être respectées : il faut aller de l’avant sans anticiper et sans faire de retours en arrière...

Dans un projet, il y a en général quatre phases principales, plus deux phases complémentaires, qui ne font pas partie du " projet " proprement dit.

Avant-projet

Définition

Plans

Exécution

Finition

Exploitation

L'objet principal des revues est de marquer clairement le passage d'une phase à la suivante. A chaque revue, des documents écrits doivent être présentés. Ils sont à la fois un " rapport " de ce qui s'est fait au cours de la phase qui s'achève, et le " contrat " consensuel pour la phase qui commence. Des personnes et des organismes extérieurs sont invités aux revues pour être les " témoins " de la progression du projet, et pour obliger les participants à s'exprimer de manière claire et complète...

Dans la méthode de conduite de projet le chef de projet n’est pas et ne doit pas être un " directeur ".
Les décisions doivent être en règle générale le résultat d'un travail d'équipe.
Le rôle du chef de projet est de coordonner l’activité de l’équipe, d’exprimer les décisions prises par l’équipe, et d’organiser les revues de projet. ...

La Conduite de Projet est l’art scientifique

de transformer des rêves réalistes

en des réalités de rêve . . .

Et on peut l'enseigner . . .